Zarządca nieruchomości – obowiązki i uprawnienia w 2022 roku

Ilość obowiązków, jakie spadają na barki zarządcy nieruchomości są bardzo liczne. Oprócz roli reprezentowania nieruchomości na zewnątrz, zarządca nieruchomości ma każdego dnia do wypełnienia liczne obowiązki, a wypełniając je musi w każdej chwili pamiętać o wiążących go uprawnieniach.

Zarządca nieruchomości – wymagania i obowiązki

Zanim przejdziemy do faktycznych obowiązków zarządcy, warto wyjaśnić różnicę między jego rolą, a tym, co wchodzi w obowiązki administrowania – gdyż zbyt często jest to traktowane na równi. Chcąc wiedzieć jak zostać zarządcą nieruchomości, przede wszystkim trzeba przygotować się nie tylko na zdobycie odpowiednich uprawnień, ale na codzienną konieczność podejmowania ważnych decyzji i wykonywania czynności, które mają związek z zapewnieniem jak najlepszych warunków do racjonalnego gospodarowania nieruchomościami. Natomiast chcąc wiedzieć jak zostać administratorem nieruchomości trzeba wiedzieć, że w tej sytuacji jest się osobą odpowiedzialną wyłącznie za administrowanie i tak naprawdę realizuje się mały ułamek tego, co z zarządzaniem jest związane. 

Zarządzanie nieruchomością to przede wszystkim:

• realizacja obowiązków zgodnie z uprawnieniami i oczekiwaniami,
• sprawne i racjonalne podejmowanie decyzji,
• kontakt i dbanie o dobre relacje z lokatorami,
• dbanie o dobry stan budynków, prace naprawcze i konserwatorskie,
• odpowiadanie na bieżące potrzeby mieszkańców oraz firm wynajmujących lokal,
• pełnienie funkcji doradczych,
• szybka reakcja na jakiekolwiek niepokojące sytuacje w ramach wspólnoty.

Zatem, choć status prawny zarządcy nieruchomości przede wszystkim wskazuje na to, że głównym obowiązkiem jest reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz – to mowa tutaj o znacznie szerszym kontekście, obowiązkach i wymaganiach.

Zarządca budynku – do czego jest prawnie zobowiązany?

Jednym z najważniejszych zadań, jakie dostaje zarządca nieruchomości jest prowadzenie całej dokumentacji danej wspólnoty mieszkaniowej, spółdzielni czy biurowca. Warto tutaj dodać, że sama księgowość jest tylko ułamkiem – do tego dochodzą dokumenty związane ze stanem technicznym budynków, czy związaną z nimi eksploatacją i wiele innych papierowych kwestii. W tym samym czasie konieczne jest również, by zarządca nieustannie dbał o zapewnienie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości, uwzględniając tutaj między innymi:

• zapewnienie ubezpieczenia obiektu,
• wyszukiwanie usługodawców,
• terminowe przeprowadzanie przeglądów (nieruchomość, urządzenia, sprzęty),
• szybkie i sprawne radzenie sobie z bieżącymi awariami,
• dbanie o konserwację nieruchomości,
• organizacja modernizacji i remontów,
• utrzymywanie czystości na terenie nieruchomości,
• pilnowanie przebiegu prac i dotrzymywania terminów.

A to wciąż nie wszystko co musi i powinien realizować dobry zarządca nieruchomości. Ustawa pozwala mu również na przygotowywanie projektów uchwał i umów. Do tego dochodzą również liczne tematy związane z kwestią finansową zarządzania nieruchomości –między innymi prowadzenie terminowo sprawozdawczości, czy też zapewnienie mieszkańcom wglądu do rozliczeń finansowych, co w dzisiejszych czasach jest znacznie łatwiejsze niż niegdyś – dzięki technologii cyfrowej.

Patrząc dalej na uprawnienia zarządcy nieruchomości nie można też zapomnieć, jak ważne jest to, by kompleksowo dbał o całą obsługę zebrań wspólnot mieszkaniowych. To on takie zebranie zwołuje, dba o porządek obrad, do niego należy zawiadomienie o tym fakcie mieszkańców oraz sporządzenie odpowiedniego protokołu już po odbyciu się takiego zebrania. 

Zawód zarządca nieruchomości – czego robić nie wolno?

Zarządca nieruchomości uprawnienia ma bardzo szerokie i pozwalają mu na wiele czynności. Nie zmienia to faktu, że każda osoba myśląca o karierze w tej branży musi też być świadoma nałożonych ograniczeń – czyli tego, czego absolutnie nie może jako zarządca nieruchomości robić. W innym wypadku mogłoby to doprowadzić nawet do problemu z prawem w razie przekroczenia kompetencji wynikających z uprawnień.

Warto się tutaj powołać na podstawę prawną, która ściśle wskazuje na czynności, jakich zarządca nieruchomości nie może wykonywać samodzielnie (bez uprzedniej zgody wspólnoty mieszkaniowej). Wszystko to zostało dokładnie określone w ustawie o własności lokali z dnia 4 kwietnia 2019 r. (DzU z 2019 r., poz. 737), choć warto dodać, że nie jest to katalog zamknięty i dozwolone jest tutaj indywidualne rozpatrywanie każdego przypadku.

Można znaleźć tam informacje o czynnościach niedozwolonych dla zarządcy, takich jak:

• samodzielne przyjęcie rocznego planu gospodarczego,
• dokonanie podziału nieruchomości według własnego uznania,
• samodzielne udzielenie zgody na nadbudowę/przebudowę nieruchomości wspólnej,
• zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej wg własnego uznania,
• samodzielne ustalenie wynagrodzenia zarządcy nieruchomości wspólnej i/lub zarządu.

Zarządca musi również pamiętać, że nie może sobie pozwolić na wytoczenie powództwa, gdy zobowiązany właściciel zalega z zapłatą należnych od niego opłat. Nawet, jeśli te zaległości są trwałe i uporczywe – tutaj istnieją inne określone przez odpowiednie prawo wytyczne i zalecenia.